Urgente e importante

La figura que vemos en este post, es un grafico del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey. Para el resto de este artículo uso la numeración de este libre:

• I: Urgente e importante
• II: No urgente e importante
• III: Urgente y no importante
• IV: No urgente y no importante.

IV

Empiezo con el cuadrante más obvio. En este cuadrante están todas las tareas no urgentes y no importantes, como surfear por internet, mirar la televisión, etc. Normalmente son cosas que no tienes planificado y que no salen en tu lista de tareas o calendario. Cuando haces tareas de este cuadrante, seas consciente de que no puedes usar ese tiempo para tareas más importantes. En algunos casos no hay problema, por ejemplo si has tenido un día de trabajo duro y no quieres pensar más, pero normalmente es mejor buscar una tarea poca intensiva en los cuadrantes I o II.

III

El cuadrante III es un cuadrante peligroso, porque muchas veces confundimos la urgencia como importancia. Cuando un compañero entro en el despacho con una pregunta, normalmente dejamos lo que estamos haciendo para responder. Cuadrante III consiste principalmente de distracciones: el aviso de correo nuevo, Twitter, mensajería instantánea, etc. Tareas en cuadrante III deberíamos delegar a otra persona o simplemente borrar de nuestra lista, el flujo de trabajo de Organízate con Eficacia te ayudaré al encontrar y procesar estas tareas.

II

Normalmente pasamos mucho tiempo haciendo tareas del cuadrante II, como también la encuesta ha mostrado. Tareas en este cuadrante son importantes, es decir, esas tareas están relacionadas a nuestras responsabilidades y/o las metas a corto y largo plazo. Además son urgentes, tenemos que finalizar esas tareas en corto plazo. Tareas en cuadrante II incluyen la atención al cliente, contestar correo electrónico,  Siempre vale la pena trabajar en tareas de cuadrante II, solo tenemos que vigilar que también queda tiempo para tareas en el cuadrante I.

I

Otro cuadrante importante pero ignorado por mucha gente son las tareas importantes pero no urgentes. Si cuides de las tareas en el cuadrante I tendrás menos tareas urgentes. En cuadrante I encontrarás tareas de mantenimiento pero también tareas relacionado a nuestras metas a largo plazo. Si estás pasando los días apagando fuegos tendrás que trabajar más en tareas de cuadrante I.

Un artículo publicado en Canasto

Gestor de correo gratuito

¿Alguna vez pensó en cambiar su programa de correo electrónico? Es cierto, todo el mundo usa ese programa, pero hay alternativas. Thunderbird es un programa para manejo de múltiples cuentas de correo electrónico, con las mismas o más funcionalidades. Fue programado en base al código de Mozilla y, tal como este, es gratis y de código abierto (el código del programa puede ser visto y modificado, bajo ciertas condiciones, por cualquier persona).

Con Thunderbird es posible recibir y enviar correo (en formato de texto o HTML) utilizando la misma interfaz, ya sea si se trata de una cuenta POP, IMAP o basada en el web. También puede utilizarse para recibir actualizaciones de sitios web mediante RSS o correos desde servidores de grupos de noticias. Existen versiones para Windows, Linux y MacOS, traducidas a varios idiomas.

Es posible definir, en la misma computadora, diferentes perfiles de usuario. Cada uno de ellos tendrá sus propias cuentas de correo, con sus claves almacenadas en forma segura. Estos perfiles pueden ser definidos en una computadora y luego copiados a otra. Por ejemplo, puede copiar a la computadora de su casa el perfil que definió para su trabajo. De la misma manera es posible hacer una copia de seguridad de su perfil, para recuperarlo en caso de tener un problema grave con su computadora. Todo esto lo puede realizar en forma simple, paso a paso, guiado por el programa. Los perfiles pueden copiarse incluso entre computadoras que utilizan diferentes sistemas operativos.

Thunderbird es más seguro respecto a los virus o cualquier programa dañino que pueda llegar a su cuenta. Antes de ejecutar un programa que le hayan enviado como adjunto en un mensaje de correo, usted deberá autorizarlo. Contiene un filtro de correo no deseado que puede “aprender” a identificar este tipo de mensajes, basándose en aquellos que son marcados por el usuario como tales. Además es posible crear una lista negra con direcciones o palabras contenidas en los mensajes que se desee filtrar.

La apariencia de Thunderbird puede cambiarse utilizando diferentes temas. Puede incluso hacer que su apariencia sea similar a la de otros programas de correo. O bien definir su propia combinación de colores y tipos de letra. Hay muchas extensiones disponibles que pueden agregar funciones a las muchas que el programa brinda originalmente.

Estas son sólo algunas de las características que hacen de Thunderbird una buena opción a la hora de elegir un programa de correo electrónico. Puede probarlo usted mismo, es totalmente gratis.

Para descargarlo solamente tiene que pinchar en la imagen de este artículo

Compromisos

Cada tarea en mi lista de tareas y cada cita en el calendario es un compromiso. El momento que apunto algo en la lista de Próximas Acciones  o en el calendario realmente me comprometo en hacerlo. Antes de añadir una tarea o cita primero me pregunto si realmente quiero comprometerme a hacerlo. Si la respuesta es no, no lo apunto (o lo apunto en mi lista de Algún Día/Quizás) y digo a la persona que me ha enviado el correo que no puedo hacer lo que me están pidiendo. Es un filtro potente para mantener la lista de tareas sana.

La mayoría de las personas no tiene problemas con tareas relacionadas con otras personas. Si el martes tengo una reunión con mis compañeros, lo apunto en mi calendario, y estaré a la hora en la sala de reuniones. Si tengo que escribir un informe para mi jefe, lo apunto en mi lista de Próximas Acciones, y escribiré este informe lo antes posible.

Pero mucha gente no trata tareas y citas que has hecho contigo de la misma manera. ¿Por qué resulte tan difícil empezar a la hora con el Repaso Semana? ¿Por que esa tarea de darte de alta en la escuela de idiomas queda en la lista durante meses? La respuesta probablemente es que no te has comprometido en la misma manera por falta de presión exterior. Si no estás a la hora en la reunión, tus compañeros te llamaran, pero ¿quién te hace responsable si no empiezas a la hora con el Repaso Semanal? Exactamente: ¡tú!

Es exactamente durante el Repaso Semanal cuando haces una evaluación de todas tus tareas. En este momento notaras que hay tareas que no avanzan, y puedes tomar una decisión: ¿realmente te comprometas a hacerlo? Entonces hazlo ya o si no, elimina la tarea de tu lista.

Un artículo de Jeroen Sangers

Suite Ofimática gratuita

OpenOffice.org es un paquete ofimático que está publicado como software libre y código abierto que incluye dentro de sus aplicaciones un procesador de textos (OpenWriter), hoja de cálculo (OpenCalc), presentaciones (OpenImpress), herramientas para el dibujo vectorial (OpenDraw) y base de datos (OpenBase). Además está disponible para múltiples plataformas, como son Microsoft Windows, incluido Windows Vista, todo tipo de sistemas Unix con las X Windows, como GNU/Linux, BSD, Solaris, … y por supuesto también para Mac OS X. Por supuesto es compatible con Microsoft Office, su principal competidor y dispone de soporte nativo para el estándar OpenDocument para intercambio de datos. Además recuerda que OpenOffice es totalmente gratis.

OpenOffice.org se baso en el código fuente de StarOffice, el office desarrollado por StarDivision y que Sun Microsystems compro en agosto de 1999, liberando su código en julio del 2000 para hacer frente a Microsoft Office, convirtiéndose además en la referencia de código abierto y gratis de bajo costo y alta calidad. El código fuente está liberado bajo la licencia LGPL.

Y, si queremos sacarle todo el partido a esta magnifica herramienta gratuita, tenemos a nuestra disposición un tutorial vía web al que accedemos pinchando en la imagen de este post.

Diez consejos para la gestión efectiva del tiempo

1. Introducción Cada programa refleja el conjunto, único, de prioridades y responsabilidades de la persona que lo ha realizado. No hay dos personas que tengan exactamente la misma idea de lo que constituye la gestión perfecta del tiempo. La idea final es simplemente ver si tu relación con el tiempo es buena, si te permite responder a tus obligaciones profesionales, disfrutar de la compañía de tus seres queridos y cuidar bien de tu activo más importante, la salud. No hay un único modelo a gusto de todos sobre cómo gestionar el tiempo, pero hay una serie de principios básicos que se pueden aplicar a una gran variedad de circunstancias.

2. Planificar por adelantado

Planificar es la piedra sobre la que se basa la gestión del tiempo, todo el tiempo que le dediques a esa tarea merece la pena. Pero no consiste sólo en crear una buena planificación o programa, debes ser capaz de llevarlo a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria de tu trabajo y el resto de responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, debes sentirte cómodo y que te quede un poco amplia por si acaso encoge.

3. Programa actividades de ocio

Los mejores planes de gestión de tiempo te acompañan durante toda la vida, no sólo durante tus horas de trabajo. Intenta programar periodos de tiempo dedicados a la familia, amigos, hacer ejercicio, intereses especiales o proyectos especiales, en vez de dedicarles “el tiempo que quede” después de la rutina diaria habitual. Esto te dará la oportunidad de observar tu relación actual del trabajo que te llevas a casa y del tiempo libre, para ayudar a restablecer el equilibrio si se ha perdido.

4. Promete menos y cumple más

Una de las reglas más inteligentes que se pueden aplicar es establecer fechas de entrega que sean viables. En otras palabras, es una buena idea sobrestimar el tiempo que piensas que te va a llevar un trabajo para, primero, asegurarse el cumplimiento del plazo incluso si hay que enfrentarse a retrasos imprevistos y segundo, sorprender positivamente a tu jefe, clientes, compañeros de comité y familia, terminando antes de lo previsto.

5. Divide los trabajos grandes en tareas manejables

Es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, “pintar la casa” será un proyecto menos desalentador si se siguen bien los pasos hasta conseguir ese objetivo: seleccionar el color, comprar la pintura y empezar a trabajar en la fachada de atrás. Dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa y con menos estrés que si se pretende hacerlo todo a la vez.

6. Haz un seguimiento de tus progresos

Cada proyecto de envergadura requiere su propia programación, agenda y calendario para identificar los pasos principales o hitos en el camino hacia su consecución. Si has establecido fechas objetivo realistas, y tienes previsto tiempo para “resbalones” posibles, tus progresos deberían responder a tu plan. Si hay imprevistos que te sitúan por detrás de la fecha prevista, puedes avisar a tu jefe o cliente y establecer una fecha de consecución revisada o dar los pasos necesarios para acelerar su progreso y recuperar el tiempo perdido. Nota: Si puedes, deja espacio en tu programa para anotar trabajos en proceso de realización.

7. Delega lo que puedas

Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellos que pueden y los que no pueden. Si eres uno de los últimos y encuentras todo tipo de razones para hacer las cosas por tí mismo (“…se tarda demasiado en explicárselo a otra persona” o “…al final acabo por tener que repetirlo”) entonces es inútil intentarlo. Sin embargo, si piensas que no eres tan indispensable como crees, es hora de empezar a delegar. Comienza con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que sabes que alguien más puede llevar a cabo. Acepta que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo, y permite una curva de aprendizaje razonable. Te beneficiarás en tener más tiempo y menos estrés.

8. Establece parámetros para decir “No”

Todos conocemos a gente que establecen sus límites de tiempo: “No es mi trabajo”, dicen. “Son las cinco y me voy”. Puede parecer excesivo pero también sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando, por ello puede que haya llegado el momento de empezar a decir “no” y no sólo a los otros, sino también a tí mismo. Trabajar durante horas y horas, tanto si recibe paga extra o no, daña el equilibrio entre trabajo y ocio que es básico para la salud y el bienestar.

9. Haz y sigue una lista de prioridades

No hace falta que seas un experto para elaborar listas de prioridades. Algunas personas llevan varias listas a la vez: una de mayor prioridad para las tareas urgentes y muy importantes, una de prioridad media para las tareas menos urgentes o medianamente importantes, y otra de baja prioridad para tareas que le gustaría hacer cuando tenga tiempo. Otras personas simplifican el proceso haciendo sólo una lista de las cosas que tiene que hacer al día siguiente al final de cada día.

10. Agrupa tareas según las capacidades requeridas

Para sacar el mayor partido a tu tiempo, trata de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia en aquellos momentos del día en los que tus niveles de energía y atención son mayores. Si puedes coordinar esos momentos con periodos en los que tienes menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. De la misma forma, trata de programar tu rutina, tareas de bajo nivel para las horas del día en las que te resulta más difícil concentrarse. El truco está en identificar tus horas de mayor rendimiento y programar tu trabajo en consecuencia.

11. Mantén los ojos abiertos para encontrar atajos

Es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se está familiarizado. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas más eficientes a tus responsabilidades, no sólo te ahorrará tiempo, sino que rebajará tu carga de trabajo total.

Un artículo publicado en Monster

Explicame, qué es Voip

La voz sobre IP (o VoIP, como se le conoce normalmente) permite utilizar un enlace normal de internet, y convertirlo en un medio para realizar llamadas telefónicas gratis a cualquier parte del mundo (más específicamente,a  cualquier lado donde haya Internet).   Para esto, utiliza software especializado, que toma la voz a través del micrófono, la convierte en señales digitales, y la manda a través de internet, hacia la computadora de la otra persona, donde hace el proceso inverso para que pueda escucharse de nuevo la voz.  De esta manera, llegamos al resutlado final, llamadas telefónicas gratis.

Quizás el servicio más conocido sea Skype, aunque no es el ùnico.

En este artículo de Explícame tenemos toda la información detallada sobre esta importante herramienta.

Buscadores de empresas

Una de las labores que vamos a realizar en nuestro trabajo es la búsqueda de empresas en un sector o país determinado.

La inercia nos vá a levar a Google pero, exiten otras opciones más especializadas como:

  PÁGINAS AMARILLAS > Españolas   
     
TELEFÓNICA: PÁGINAS AMARILLAS
http://www.paginasamarillas.es
  Directorio nacional de empresas y comercios.
     
QDQ.COM
http://www.qdq.com
  Directorio nacional de empresas y comercios.
     
GUÍAS AMARILLAS
http://www.guiasamarillas.es
  Directorio nacional de empresas y comercios.

  PÁGINAS AMARILLAS > Internacionales   
     
YAHOO!: YELLOW PAGES
http://yp.yahoo.com
  Buscador de páginas y direcciones de correo electrónico.
     
WORLDPAGES
http://www.worldpages.com
  Buscador mundial de empresas y personas en Internet.
     
BUSCADORES DE EMPRESAS: Españolas /Internacionales 
  BUSCADORES DE EMPRESAS> Españolas   
     
CAMERDATA ONLINE
http://www.camerdata.es
  Página oficial de las Cámaras de Comercio de España, con información empresarial útil y variada. Ofrece acceso a una base de datos con un fichero de empresas españolas. También ofrece otras bases de datos, sobre el estado de pagos de las empresas, subvenciones, oportunidades de negocios, etc.
     
E-INFORMA.COM
http://www.e-informa.com
  Este sitio permite obtener información comercial, mercantil, financiera y judicial sobre empresas españolas.
     
EL CORREDOR
http://www.elcorredor.com
  Buscador de empresas con un catálogo de casi 40.000 pymes españolas, repartidas en 5.000 actividades. Ofrece un buen servicio de búsquedas avanzadas.
     
GUIACOM – PORTAL EMPRESARIAL
http://www.guiacom.es
  Guía de recursos empresariales hispanos, con un completísimo catálogo de recursos sobre las administraciones públicas, comercio, comuniaciones, etc. En español, catalán e inglés.
     
MEGUIAS.COM
http://www.meguias.com
  Buscador de empresas, comercios y profesionales de España, con más de 200.000 registros.
     
SPAIN INDUSTRY: BUSCADOR DE EMPRESAS ESPAÑOLAS
http://www.spaindustry.com
  Posee un catálogo de unas 75.000 empresas, que se pueden buscar por los productos importados o exportados, así como por las actividades de producción. 
     
INTERPYME
http://www.interpyme.com
  Índice de empresas españolas que poseen página propia en Internet. Contiene más de 3.000 direcciones.
     
EL INDICE
http://www.elindice.com
  Índice de empresas españolas con más de 30.000 documentos catalogados. Ofrece un útil directorio temático que organiza las empresas por sectores industriales.
     
GUÍAME
http://www.guiame.net
  Buscador de empresas españolas con numerosos enlaces a recursos empresariales interesantes. 
     
SERIC: BUSCADOR DE EMPRESAS ESPAÑOLAS
http://empresas.seric.es
  Incluye, entre otros datos, las direcciones de correo electrónico o direcciones de Internet, si se disponen, de las diferentes empresas catalogadas.
     
TONET BARNA: EMPRESAS
http://www.tonetbarna.com/empresas.htm
  Con una funcionalidad y diseño discretos, este directorio permite encontrar empresas que posean páginas web en todas las provincias españolas. Permite realizar búsquedas por tipo de actividad económica y por provincia.

  BUSCADORES DE EMPRESAS > Internacionales   
     
HOOVER’S ONLINE
http://www.hoovers.com/free/
  Datos de más de 35.000 empresas de máximo nivel internacional.
     
EUROPAGES: THE EUROPEAN BUSINESS DIRECTORY
http://www.europages.com
  Directorio de más de 500.000 empresas europeas, establecidas en 30 países.

Un trabajo de recopilación de Ramón Salaverria

Los minutos con los que nadie cuente-3

Continuación del artículo anterior….

TENER EN QUÉ EMPLEARLOS

Después que usted aprendió a descubrir los minutos sueltos aprovechables, no puede hacer nada si no dispone de asuntos en qué emplearlos. Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos al menudeo.

Leer

Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artículos sueltos, folletos técnicos, informes pendientes de revisión, correspondencia por leer, libros, etcétera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar sólo con lo que le interesa leer.

Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una selección de materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.

Escribir

Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (más del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), síntesis de una reunión, listas de chequeo, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria.

Si tiene una computadora portátil, no sólo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrónico al destinatario.

Planear

Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.

Vaciar memoria

Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. “Descargue” ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel o en un “atrapador de ideas”, para que no se le olviden. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas.

Esboce el nuevo proyecto de atención de enfermería en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la próxima reunión del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de año.

Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.

Liquidar la menudencia

Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecución y que a usted le conviene o necesita hacer, téngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefónicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamaño.

Cambiar el método

A veces la táctica consiste en eliminar el mencionado “menudeo”. Por ejemplo, si usted está bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una técnica consiste en bajarlos cada uno “en una nueva ventana”, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema está abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del último, es muy probable que los dos o tres primeros ya estén listos para ser leídos, grabados o impresos según usted desee.

En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas.

Aprovechar la simultaneidad

Otra posibilidad, también en relación con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un libro de 350 páginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomará uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponde a las amas de casa, que son capaces de hacer múltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsérvenlas y me dará la razón.

DISPONER DE LOS MEDIOS

Si hay el tiempo y el objeto en qué emplearlo, pero carece de los instrumentos mínimos para ello no podrá completar el ciclo. Esto es particularmente importante para cuando se encuentra fuera de su puesto de trabajo, por lo cual es recomendable que disponga de una base mínima de trabajo en su portafolio. Hay instrumentos imprescindibles y otros deseables, todo depende de sus posibilidades y del tipo de trabajo que realiza.

La lista que sigue a continuación va desde lo más sencillo hasta lo más exquisito. Todo lo incluido es útil, pero no tiene que tenerlo todo.

• Papel para escribir, hojitas de notas, presillas, minipresilladora
• Lápices o portaminas, bolígrafos, repuestos, sacapuntas, goma de borrar
• Libreta de teléfonos
• Lista de asuntos pendientes
• Atrapador de ideas (pequeña libreta de bolsillo)
• Calculadora portátil
• Computadora portátil.

BALANCE FINAL

Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los “minuticos” que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted.

Un artículo de Orlando Carnota Lauzán

Los minutos con los que nadie cuente-2

Continuación del artículo anterior…

APROVECHAR LA OPORTUNIDAD

La ocurrencia de minutos al menudeo adopta innumerables formas y usted debe ser capaz de identificarlas para impedir que la oportunidad se le vaya de la mano. A continuación se presenta una relación de las más típicas, el resto deberá descubrirla por su cuenta pues se relacionan más bien con las condiciones específicas de cada cual.

Viajes

Es una fuente importante de minutos al menudeo. Las posibilidades son muchas, aquí sólo van algunas. Si viaja en auto con chofer puede disponer hasta de horas completas en dependencia de lo largo del viaje. Si es por avión tendrá oportunidades en el trayecto al aeropuerto, la espera allí, la demora en la salida, el viaje mismo, los cambios de avión en vuelos internacionales, etcétera.

En los viajes fuera de la localidad tendrá posiblemente otras oportunidades, con la ventaja adicional de que está menos sujeto a interrupciones que en su lugar habitual de trabajo.

Reuniones

Es lamentable, pero muchas de ellas empiezan tarde y ese es tiempo aprovechable. Otras veces la reunión tiene ocho puntos pero usted sólo tiene que ver con el cinco. Si a pesar de ello tiene que quedarse desde el principio hasta el final, ¿por qué no aprovechar el tiempo de los siete puntos restantes en vez de amargarse o hacer palotes en una hoja en blanco?

Puede ser que la reunión en que se encuentra se descontroló, se salió de su objetivo y usted no puede hacer nada pues el conductor está en la luna. ¿No habría también su tiempito?

A lo mejor lo enviaron a una reunión absurda en la que el único valor es el del tiempo que se pierde. No lo pierda usted.

Teléfono

Parece que no fuera así pero es también un proveedor de minutos al menudeo. Le puedo recordar la entrevista que a manera de ejemplo cité al inicio del artículo, pero hay otras más. Por ejemplo, el tiempo que media entre cuando colgó el teléfono al que usted llamaba pues sonaba ocupado y la acción de volver a teclear el numero, o aquel personaje que nos dice “cuelga que enseguida te llamo” y usted se pone a esperar hasta que suena el timbre.

Interrupciones ajenas

Capitalice las interrupciones que reciba su interlocutor. Por ejemplo, usted está despachando con alguien pero este tiene de pronto que atender una larga llamada, recibir un visitante inesperado, ir a ver a su jefe que lo llamó o salir a hacer una consulta en relación con lo que está conversando. En cualquiera de estos casos usted se queda en el aire. Aproveche esos minutos, se los están regalando.

La computadora

Creada para hacer las cosas más fáciles y rápidas son también una fuente de minutos sueltos que se pierden irremediablemente. Por ejemplo cuando usted está haciendo búsquedas en Internet, la demora entre bajar un material y que aparezca en pantalla, para entonces proceder a bajar otro, resulta a veces demasiado largo para nuestra paciencia y aunque no sea mucho, si durante la mañana bajó 20 materiales, la espera entre unos y otros le puede sumar varios minutos.

Otras demoras puede deberse a sistemas en redes de poca velocidad en los cuales la espera para las respuestas se hace notable. No faltaría comentar además esos programas enormes o libros completos de ocho o diez megas que usted decide bajar, incluso con un acelerador y que se demoran diez o quince minutos en “aterrizar”.

Intervalos y suspensiones

Entre una actividad y la que le sigue aparecen a veces pequeños intervalos de tiempo que nadie puede prever y que son aprovechables, sobre todo para asuntos que pueden resolverse con rapidez.

Por otra parte, a veces se producen interrupciones que lo toman de sorpresa y no sabe cómo emplear esa media hora que de pronto ponen en sus manos. Tenga en cuenta también esta posibilidad.

Demoras en general

Es una fuente importante, no tanto por su duración como por su frecuencia. Fue a recoger el celular que dejó reparando y le dicen que se siente y espere un rato, fue a hacer una gestión en una oficina estatal y le dan el turno cuarenta y tres (van por el ocho), tiene un despacho con su jefe y éste no ha terminado con el anterior, el ómnibus que lo recoge para llevarlo al trabajo viene hoy con atraso, etc. Son realmente unos cuantos.

Esperas que no son demoras

Hay otras fuentes que no son demoras, ni interrupciones, ni colas, ni nada anormal. Son simplemente esperas de carácter natural como la que le corresponde hacer mientras le preparan la jarra de flores que compró para el aniversario, le friegan el carro, le arreglan el pelo en la peluquería o le reparan la cocina.

Continúa en el artículo siguiente….

Los minutos con los que nadie cuente

Hace muchos años leí una entrevista que le hicieron a un importante ejecutivo de la época. Aquel señor era lo que los expertos llaman hoy un “hombre de éxito”. Ya casi al final, le preguntaron: “¿Cómo es posible que usted haya acumulado tantos conocimientos culturales, si ha dedicado casi toda su vida a la ardua tarea de dirigir empresas y sortear situaciones difíciles?”, a lo que este señor contestó: “Simplemente he utilizado los minutos con los que nadie cuenta. Por ejemplo, ¿ve usted ese libro abierto sobre mi escritorio?; pues, cada vez que alguien por teléfono me dice “un momentico”, continuo su lectura hasta que aparece el interlocutor. Usted no podría calcular cuantos libros ya me he leído mediante ese procedimiento”. La idea me pareció muy interesante.

Efectivamente, esos minutos “sueltos”, “al menudeo”, “sencillos” o como se les quiera llamar están presentes en todo el camino de la vida diaria, ya sea usted un alto ejecutivo, un médico, un plomero, una ama de casa o un político. Si usted tiene la necesidad de aprovechar mejor el tiempo, sería bueno que se fijara en ellos

CONVIERTA DESPERDICIOS EN PRODUCTOS

Hablemos entonces de esos minutos, o sea, esos pedazos de tiempo que aparecen sueltos por ahí, por lo general de forma inesperada. Son tan pequeños y tan poco sistemáticos que casi nadie los toma en cuenta y se pierden inexorablemente.

Muchas personas gustan de tener alcancías de monedas fraccionarias. Conozco quien mete en un pomo todas las piezas de un peso que recibe y otro que se especializa en pesetas.

Una compañera de trabajo, cansada de que sus hijos mayores, que ya trabajan, dejen tiradas por cualquier lugar de la casa monedas sueltas, decidió echar todas las que se encuentra en una lata mediana, de esas en que vienen las galletas dulces. De esta forma, se ha asegurado permanente la fuente financiera para comprar el regalo de cumpleaños de la nieta.

Los minutos sueltos son como las habitaciones de un hotel: la que no se alquile hoy se pierde, pues ese ingreso dejado de obtener no puede recuperarse mañana

Pero el tiempo no es así, tiene que usarlo al momento, no puede guardarlo en una lata de galletas. Usted se sorprenderá de cuantas cosas puede hacer en los minutos al menudeo, tanto de interés personal como laboral, siempre que cree las condiciones para ello.

Le diré algo más, muchos de los minutos al menudeo se originan en deficiencias, fallas en la organización o errores, por lo que si usted los pudiera aprovechar, estaría convirtiendo desperdicios en productos útiles. Hay tres condiciones esenciales para poder lograrlo:

1ro. LA OPORTUNIDAD. Hay que aprender a reaccionar rápidamente ante potenciales minutos al menudeo. Saber distinguirlos y ponerse en acción.

2do. EL OBJETO. Disponer de algo sobre lo cual actuar o pensar, un problema, una tarea o un documento.

3ro. EL MEDIO. Tener a mano los instrumentos que le permitan aprovechar la oportunidad y actuar sobre el objeto. A veces basta con un lápiz y una hoja de papel.

Continúa en el artículo siguiente….