Como hacer para que su pequeña empresa parezca grande-2

Continuación del artículo anterior….

Aprovechar el potencial de Internet

Aunque muchos creen que la mejor forma de aprovechar todo el poder de Internet es tener un website super sofisticado y en flash, mi experiencia personal que surge de más de 10 años  produciendo sites para clientes, además de los propios, es que eso no sólo no es verdad sino que, en el caso de los sites con flash es absolutamente contraproducente.

Lo que la emprendedora o emprendedor debe saber es que el site o blog le debe servir para expandir sus clientes, le debe permitir ampliar su mercado, debe conseguir que mas gente de su nicho de mercado conozca su existencia y para eso su potencial cliente debe poder encontrar su site.

Y eso se logra cuando

• Usted difunde la dirección de su site o blog (y “sucursales”, si opera en en Centro de Negocios) en todos los medios posibles
• Su site o blog es objeto de conversación en los sitios de noticias a la “web 2.0″
• Alquien busca una de las soluciones que usted ofrece (ya sea producto o servicio) y encuentra su site a través de un buscador (Google, Yahoo, MSN, etc)

Ahora bien, si su site esta hecho exclusivamente con tecnología flash, su site es INVISIBLE a los buscadores. Ya sólo por ese detalle, que no es menor, un website super sofisticado no le sirve.

Busque alguien que conozca en profundidad como funciona Internet (no, su hijo o el amiguito de su vecina, no saben nada de la parte comercial) y que le pueda hacer su site o blog prolijo, de apariencia profesional y que no le prometa que va a figurar # 1 en Google en poco tiempo, no sólo es irreal sino que es un fuerte indicio que practica métodos “non sanctos” cuya consecuencias pagará su site, no el desarrollador. Vea Creación de un sitio que se ajuste a los requisitos de Google y 6 consejos para una página web exitosa

El teléfono también sirve, poténcielo

Por supuesto que el tradicional teléfono sigue en vigencia, tal cual la emprendedora Angela Ford explicaba al comienzo de esta nota. Pero hoy podemos potenciar su uso mil veces. Y eso justamente es lo que hicieron Anne Afshari y Laura Hagler, dos enfermeras diplomadas que comenzaron hace 4 años una empresa para atender llamadas fuera de hora para médicos.

Al comienzo se manejaban con una oficina local y pagers. Luego decidieron expandir el negocio pero sin perder el toque personal que les hacía sentir a los pacientes que se estaban comunicando con una extensión del teléfono de su médico.

Entonces optaron por tener una centralita telefónica (PBX) virtual, o sea que funciona via Internet. Con ese sistema en funcionamiento 20 enfermeras distribuidas en diferentes puntos del país ingresan al website y programan sus teléfonos para conectarse al sistema. Cuando entra una llamada esta es ruteada a quien pueda atenderla. 

Para concluir

Dependiendo de la idiosincracia del medio en el que usted se mueva, puede ser contraproducente que sus clientes sepan que su empresa es pequeña, aunque en algunos medios es una ventaja. Usted es quien debe evaluar lo que es más conveniente para su negocio hoy.

Un consejo, cualquiera sea el camino que decida recorrer, no mienta, no diga que tiene lo que no tiene, no es ético y siempre se puede volver en contra. Recuerde que es la percepción lo que cuenta.

Un artículo publicado en Mujeres de Empresa

Como hacer para que su pequeña empresa parezca grande

Revisando el NYT me topé con una nota muy interesante sobre como una empresa pequeña puede parecer grande.

Lo pequeño es hermoso, decía Fritz Schumacher en uno de los 100 libros más influyentes publicados desde la Segunda Guerra Mundial. Pero para la emprendedora Angela Ford, que su empresa pareciera demasiado pequeña no era algo deseable.

Hace 6 años Angela trataba de desarrollar una empresa de bienes raíces en Chicago mientras continuaba en su empleo habitual, pero no quería que los clientes pensaran que ella operaba su negocio en la hora del almuerzo o en sus ratos libres.

Por eso, para crear la impresión de que su empresa era más grande, buscó distintas alternativas de bajo precio para tener su propio staff, o parecerlo. Finalmente contrató los servicios de una empresa que se dedicaba a atender llamadas telefónicas con operadoras.

De esa manera, si un cliente la llamaba (a su teléfono particular sin saberlo), la llamada era transferida a la empresa donde la operadora contestaba “espere un momentito, veré si puede atender la llamada”. Si Angela podía atender, la llamada le era transferida inmediatamente, si no podía, la operadora tomaba el mensaje. Por supuesto el cliente nunca se enteraba de todas estas transferencias y menos aún que la empresa de Angela era en realidad una operación part-time dirigida por una sóla persona.

Hoy, gracias a la tecnología, es cada vez más fácil tener una imagen profesional. Por ejemplo, podemos contratar como hizo Angela, los servicios de una secretaria virtual que atienda los llamados, prepare la agenda, consiga entrevistas, etc; programa de maquetado mediante (quark x-press, indesign, etc) podemos armar unos folletos caseros pero bien presentados, inclusive si su presupuesto no da para contratar un diseñador (que sería lo deseable) es posible pedirle a uno que le prepare una serie de plantillas con la imagen de su empresa y usted las va llenando segun su necesidad.

A la hora de imprimir puede recurrir a una impresora color que las hay cada día mejores y más económicas o, si necesita una cantidad mayor, digamos 100 o 200, le conviene llevar sus archivos digitales a un negocio de impresión por demanda.

El email es otro de esos “regalos” que la tecnología pone en nuestras manos cada día, asi las costosas reuniones de ayer, pueden hoy muy bien ser suplantadas por intercambios de emails o, mejor aún, por reuniones virtuales que ya no necesitan de salas de videos conferencias sino que los miembros pueden reunirse skype y webcam mediantes. Además, si usted trabaja desde casa ¿quién lo va a notar en una de estas reuniones?

Cuando un emprendedor o emprendedora decide arrancar con un nuevo negocio, la falta de medios hace que tenga que desempeñar muchos roles (el de fabricante, representante de ventas, atención al cliente, cobranzas, cadete, etc, etc.) y hasta el impensado rol de “ilusionista” para encontrar recursos creativos como: alquilar temporalmente una oficina en el caso que una reunión cara a cara con un potencial cliente sea inevitable, contratar los servicios de una asistente virtual, lo que no sólo le será de mucha utilidad para descongestionar su agenda sino que colaborará a dar la apariencia de estar más establecida/o de lo que realmente está.

Continúa en el siguiente artículo…..

SOS… Necesito un día con más de 24 horas!!

Si el tiempo no le alcanza, este artículo es para usted!
Los servicios de asistencia administrativa virtual le “agregan horas a su día” y le permiten dedicar más tiempo a desarrollar su negocio.

Le acercamos a continuación algunas ideas concretas en las que una Asistente Virtual (VA) puede ayudarlo:

Servicios secretariales generales. Si le está tomando mucho tiempo coordinar reuniones y organizar su agenda, puede delegar esto en una VA. Actualmente, la tecnología y los sistemas de información permiten fácilmente compartir agendas. Su VA realizará los llamados por usted y concertará las entrevistas que tanto está postergando. Además, no necesita preocuparse si no está familiarizado con estas herramientas. Las VAs podrán fácilmente presentarle la solución y facilitarle el aprendizaje de estas nuevas herramientas.

Base de datos y contactos. Seguramente tiene muchas tarjetas y está constantemente buscando datos por todos lados (en la agenda, entre las tarjetas, hasta en papelitos!). Una VA puede fácilmente organizar su base de contactos. Entréguele esas tarjetas y creará una base de datos especial para sus necesidades, la mantendrá actualizada y se la enviará periódicamente para que tenga toda la información junta y profesionalmente organizada. Además, ya tendrá todo listo para realizar otros mailings específicos que usted necesite como por ejemplo, el envío de tarjetas de fin de año!

Presentaciones en PowerPoint. Simplemente, envié a su VA un borrador con notas, gráficos y otra información que quiera presentar y ella transformará todo esto en una presentación profesional, incluyendo copias para participantes, si así lo necesitara.

Compras. Una VA puede solicitar cotizaciones de todo tipo, buscar proveedores específicos, realizar comparativas de precios y hasta realizar la compra para que usted tenga lo que necesita al mejor precio y solicitando se lo entreguen directamente en su domicilio.

Procesamiento de textos. Si necesita enviar propuestas, cotizaciones o cartas comerciales, una VA puede transcribirlas y darles el formato adecuado para que usted presente una imagen profesional de su empresa. Inclusive, una VA puede transformar su documento de Word en formato PDF para que la transmisión de archivos sea más fácil y segura.
Estas son sólo algunas cosas en las que una Asistente Virtual puede ayudarlo a que su día tenga más de 24 horas!

Un artículo de Victoria Miles, Asistente Virtual Certificada

¿CÓMO PUEDE UN ASISTENTE VIRTUAL AYUDARTE?

Lo más probable es que ésta haya sido tu primera pregunta y desde luego es una de las más importantes. Hay muchas respuestas pero las cinco que más destacan son las siguientes:

1.- La mayoría de las empresas pueden beneficiar de los servicios de un AV. Muchas empresas pequeñas precisan un apoyo de continuo con su administración, contabilidad básica etc mientras que para las empresas más grandes quizá sea más útil contratar a un AV cuando surja la necesidad, por ejemplo para cubrir el trabajo de alguien que esté de bajo o en épocas de una actividad mayor a lo normal. Un AV estará a tu disposición cuando más lo necesita.   

2.- Un AV sólo cobra las horas empleadas para completar su cumplido. Piensa en todo el dinero y recursos que te ahorrarás. No tendrás que pagar por horas de trabajo malgastadas como podría ocurrir con un empleado fijo y especialmente durante tiempos de poca actividad. Desde luego, sería más rentable contar con un AV en estas circunstancias.

3.- Un AV es responsable por sus propios gastos. No tendrás que pagar bajas por enfermedad, vacaciones etc.

4.- Al colaborar con un AV, dispondrás de tiempo que antes no tenía que podrás emplear de manera más productiva. Seguro que hay aspectos de tu empresa que has estado descuidando debido a la falta de tiempo. Si no tuvieras que ocuparte de algunas tareas administrativas quizás habrá tiempo para expandir tu negocio, mejorar relaciones con tus clientes existentes, conocer a clientes nuevos y muchísimo más. Tiempo malgastado se pierde para siempre pero en tu caso ya no tiene porque ser así.

5.- Un AV llegará a conocer tu negocio, cómo funciona, tu sistema de trabajo y puede adaptarse a ello; incluso puede ayudar implementando ideas frescas.

Hay incluso más motivos por los cuales debes aprovechar esta ocasión para verificar los beneficios de un Asistente Virtual. Pregúntanos.

Un artículo de Gestiones Willians