(10+2)*5

Dos de los consejos que he dado en el articulo Combatir Procrastinación eran dividir la tarea en pequeñas partes (para que la tarea no parece tan enorme) y garantizar diversión.

Hoy presento el método (10+2)*5, que sigue exactamente esos dos consejos para evitar la procrastinación y que es un método útil para todos los que son distraídos fácilmente, los que pasan demasiado tiempo en internet, los que tienen una lista de tareas con muchos tareas pequeñas, etc.

Para usar (10+2)*5 necesitas tres cosas:

1. Un reloj de cocina o una aplicación con la misma funcionalidad (Minuteur para Mac, Take a Break para Windows).
2. Una lista reducida de tareas, con solo Próximas Acciones en que puedes empezar a trabajar en diez minutos (no es necesario que puedas finalizar esas tareas en diez minutos)
3. Una hora de tu tiempo

(10+2)*5

10: Elige una tarea de la lista en trabaja durante diez minutos solo en esa tarea. Lo único que debes hacer durante esos 10 diez minutos es trabajar, trabajar y trabajar.

2: Después de haber trabajado diez minutos recibes una pausa de dos minutos para hacer lo que quieres: tomar un café, leer El Canasto, hablar con tu compañero (en caso tu compañero también está en sus dos minutos), …

5: Repite esos dos pasos cuatro veces más para un total de una hora de trabajo/pausa.

Importante:

No es necesario completar la tarea en los diez minutos; solo debes avanzarla.

¡No puedes saltar pausas! Si suena la alarma debes dejar de trabajar. No es permitido de continuar trabajar.

Un artículo publicado en El Canasto

Los minutos con los que nadie cuente-3

Continuación del artículo anterior….

TENER EN QUÉ EMPLEARLOS

Después que usted aprendió a descubrir los minutos sueltos aprovechables, no puede hacer nada si no dispone de asuntos en qué emplearlos. Las posibilidades son infinitas tanto de orden laboral como personal (la elección es suya). A continuación una guía mínima de actividades que puede ejecutar durante los minutos al menudeo.

Leer

Muy socorrida pues no requiere medios especiales. Tenga a mano revistas, artículos sueltos, folletos técnicos, informes pendientes de revisión, correspondencia por leer, libros, etcétera. No tiene que llevarse las revistas completas, una fotocopiadora le permite cargar sólo con lo que le interesa leer.

Si sale de su oficina (generalmente es ahí cuando se presentan los minutos sueltos) tenga en su portafolio una selección de materiales para leer y se asombrará de lo rápido y bien que lee en esos minutos, alejado de su ambiente regular.

Escribir

Requiere un poquito más de condiciones pero no muchas. Puede responder a cartas de trabajo o personales, informes, libros (más del 50 % de mis publicaciones se han escrito en minutos al menudeo), síntesis de una reunión, listas de chequeo, etcétera. Si dispone de una grabadora de mano aproveche para dictar y crearle trabajo a la secretaria.

Si tiene una computadora portátil, no sólo puede escribir cosas sencillas, sino preparar tablas complejas, consultar la base de datos, elaborar informes completos, preparar una presentación para la próxima junta e incluso enviar cualquiera de ellos por fax o correo electrónico al destinatario.

Planear

Puede preparar el proyecto de ejecución de una tarea, definir los pasos a seguir para ejecutar algo, establecer la forma en que va a organizar cierta reunión importante, delinear el esqueleto del informe que tiene que escribir, revisar su lista de tareas y hacer ajustes en las prioridades, etc. Tenga a mano datos o elementos que le permitan hacer algunas de estas cosas.

Vaciar memoria

Hemos tomado prestado este término del campo de la informática. “Descargue” ideas, iniciativas o sueños en una hojita de papel o en un “atrapador de ideas”, para que no se le olviden. Anote sin ninguna organización cosas de las que se acuerda de pronto y que son candidatas a su lista de tareas.

Esboce el nuevo proyecto de atención de enfermería en ha estado pensando o redacte algunas bases elementales para la estrategia que va a proponer en la próxima reunión del ejecutivo u organice los puntos que va a tratar en su conferencia de fin de año.

Haga una auto tormenta de ideas sobre un asunto de interés. Atrape en general lo que su mente produce, sobre todo si usted es del tipo creativo.

Liquidar la menudencia

Si tiene tareas del tipo que requieren muy poco tiempo para su ejecución y que a usted le conviene o necesita hacer, téngalas disponibles. Pueden ser llamadas telefónicas, contestar un cuestionario, firmar circulares y en general todo lo que quepa en los espacios de tiempo de menor tamaño.

Cambiar el método

A veces la táctica consiste en eliminar el mencionado “menudeo”. Por ejemplo, si usted está bajando muchos materiales de Internet mediante un navegador, una técnica consiste en bajarlos cada uno “en una nueva ventana”, minimizar esta y hacer lo mismo con todos los siguientes. De esta forma, el sistema está abriendo a la vez sucesivamente varios de dichos trabajos y cuando usted ordena minimizar la ventana del último, es muy probable que los dos o tres primeros ya estén listos para ser leídos, grabados o impresos según usted desee.

En el caso del teléfono, si tiene secretaria o auxiliar haga todas sus llamadas mediante ellos y pídales que sólo se la pasen cuando el interlocutor adecuado esté en línea. La otra idea es hacer la llamadas por bloques, es decir acumularlas para un momento determinado, organizar una lista en borrador con los números y los puntos y de esta forma reducir los baches entre llamadas y esperas.

Aprovechar la simultaneidad

Otra posibilidad, también en relación con la computadora, es aprovechar su capacidad para la multitarea. Por ejemplo, usted está bajando un libro de 350 páginas sobre Tablero de Comando lo cual le tomará uno cinco o diez minutos al menos. Mientras tanto, usted puede trabajar en la misma computadora. haciendo una tabla en una hoja de cálculo, redactando varias cartas para sus corresponsales o completando la presentación que dejó pendiente el día anterior. Debo ahora comentar que en materia de simultaneidad, los registros mundiales corresponde a las amas de casa, que son capaces de hacer múltiples cosas a la vez y hacerlas bien. Obsérvenlas y me dará la razón.

DISPONER DE LOS MEDIOS

Si hay el tiempo y el objeto en qué emplearlo, pero carece de los instrumentos mínimos para ello no podrá completar el ciclo. Esto es particularmente importante para cuando se encuentra fuera de su puesto de trabajo, por lo cual es recomendable que disponga de una base mínima de trabajo en su portafolio. Hay instrumentos imprescindibles y otros deseables, todo depende de sus posibilidades y del tipo de trabajo que realiza.

La lista que sigue a continuación va desde lo más sencillo hasta lo más exquisito. Todo lo incluido es útil, pero no tiene que tenerlo todo.

• Papel para escribir, hojitas de notas, presillas, minipresilladora
• Lápices o portaminas, bolígrafos, repuestos, sacapuntas, goma de borrar
• Libreta de teléfonos
• Lista de asuntos pendientes
• Atrapador de ideas (pequeña libreta de bolsillo)
• Calculadora portátil
• Computadora portátil.

BALANCE FINAL

Ya tiene ahí las ideas fundamentales. Le corresponde ahora ir creando reflejos condicionados que le permitan reaccionar positivamente ante los “minuticos” que se le aparezcan. Tenga a mano tareas que atender y medios para ejecutarlas. Ahora todo depende de usted.

Un artículo de Orlando Carnota Lauzán